VBAを使用して予約台帳を使用しやすくするペアプロ~準備編~

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今回は職場で使用している予約台帳のカスタムをしていきます。
がしかし、VBAを卒業したとは言え何から手を付ければいいかわからない状態💦
そんなとき初級VBAの講師をしてくださったichifuku先生(@sayumifu)よりペアプロのご案内が

ペアプロとは、一人で解決に時間がかかったり、難しかったりするものを
ペアでプログラミングを行うことで、よりよいものを作っていくというものです。

ノンプロ研はペアプロも頻繁に行われており、様々な方が物事の解決のためにペアプロをされています。
そんな素敵なシステムがあるため、今回会社で使っている予約台帳のカスタマイズを行うことにしました。

目次

現状の課題

現在のデータはExcelで日付ごとにシートが分かれているタイプ。
印刷して使用するため、構造化データとは程遠く、セル結合が多数行われている状態。
このままだとVBAを使用することは難しい状況です。
とはいえ、日付データでセルシートのコピーが自動化されていたため、
台帳作成に時間がかかっていなかったのでそこまでエラーに感じていませんでした。
しかしながら運用時にエラーが散見されるようになってきました。
その原因を考えてみました。

予約をした後のデータを探すのが大変

日付ごとのデータしか保持していないため、
予約受付の際に日付のシートを探す必要があるため時間がかかる&ミスがでやすい。
(業務時間が限られているため、急いで入力しているからか、転記漏れや日付漏れが多い)
日付ミスが出た場合、その当日に近づくか毎回シートを操作して探さないと気付かない。
また予約日付の確認やキャンセルの際にシートを一つずつ押して探すため時間がかかる。

そもそも古い

このシートが作られたのがそもそも3年以上前のため
現在使っていない部分が多く、無駄が多いシートになってしまっている。
現在実質記入がいる場所が少ないわりに空白で場所をとっている。

対策

ペアプロでは現状の業務がどのようにすすんでいくか、今後のどの部分を残していく必要があるかなど
一つ一つすすめていきます。ichifuku先生とお話をした結果
まずはこの原因を改善するために、予約台帳については3つのシートに分けて管理をすることにしました。

未来の予約の記載がある予約台帳

まず予約自体が一覧で見られるデータが必要です。
それには基本的な名前や連絡先といったデータを保持します。
予約の電話がかかってきたらそのシートを開き入力できるようにします。
そうすることで、ファイルを開くステップが短縮され入力ミスの減少が見込めます。

予約当日に現場に印刷しておいてある1日分シート

日程リマインドなどを前日に行っていますが、その業務実施時には予約時情報より多くのデータが必要です。
動機や認知媒体など、より細かいことを確認していく必要があります。
その際使用するのが1日分の予約のみ記載されている入力フォームです。
ここは印刷して現場に渡すため、少し視認性のいい状況にする必要があります。
前日に聞き取って作成した1日分シートがあることで、同じ質問をせずに済ませることができます。

過去シートをストックする場所

現在のものや未来のものがあるのはいいが、過去のものも混在していることで、予約時のミスが生まれる可能性がある、
そのため、終了した予約分については、そのまま終了分のファイルとしてシートごと移動する必要がある。
同じブックである必要はないが、予約者の状況をそのまま転記できると考えると
今の自分自身の実力では同じブック内でストックした方がコードがややこしくないと思い、同じブックに保存する方法から始めました。

以上のデータを集めるための台帳の枠組みを作成するのが宿題です。
まずは構造化データを意識しながら、台帳作成の大枠を作成していきたいと思います。
みなさまもペアプロ受けてみてはいかがでしょうか???

それでは、また

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この記事を書いた人

VBAを身に着けたい運動指導者
ノンプロ研にはまっています

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