こんにちは、たかまいです。7月にブログを30回投稿を決めた今回は5回目の投稿です。
前回はこちら
今日は仕事を効率化する上でのタスク管理のお話をしたいと思います。
現在私はフルタイムで仕事をしながら、２人の娘を育てています。
今はPTAの委員と子供のミニバスの役員もしながらノンプロ研での勉強にも日々取り組んでいるので、
抜け漏れがないようにするためにタスク管理は必須です。
今後、部署異動や講座ホストをしていく上で今の管理方法では抜け漏れが出る可能性が出てくるため、
タスク管理方法の見直しをはかることにしました。
現在のタスク管理方法
以前は手帳に記載したり、A4用紙に記載したりと基本紙ベースで管理していましたが、
タスクの繰り越しがしづらい、手帳だと探す時間がかかる。
常にその手帳を持っていないとタスクがバラバラになってしまう。という部分で
アップルリマインダーに全てのタスクを入れていました。
アップル純正リマインダー
メリット
- スマホで簡単に登録できる。
- 今やることが全て一覧で見ることができる。
- 期限を設定すると当日期限のもののみ表示してくれる。
- iphone,ipad,applewatchと連係しているためどのデバイスでも確認できるので忘れにくい
- 仕事と家とそれ以外等、タグをつけたりリスト分けしたりできる。
デメリット
- カレンダーとの連動がないため、タスクごとの偏りがわかりづらい。
- リマインダーが単体のため、そのタスクに合わせて資料を集めたりというとき別で管理しなければいけない。
- 期限の再設定をする際の手間が少し煩わしい。
- タスクが完了した後のものについては振り返りが難しい。
デメリットよりもメリットの部分が自分にとって大きかったので純正リマインダーを使用していましたが、
今後勉強やブログを書く上で時間の把握をしていきたいので、
ただタスクをこなすだけでなくタスクの所要時間やそれを次回の似たタスクの時に記録に残せるような状況にしたい。
と考え、Notionを利用したタスク管理にシフトすることを決めました。
Notionを活用したタスク管理
Notionは今までなんでも入れていたメモ帳というか落書き帳になっていたため一度全て整理をして
タスクとノートとして管理していくことにしました。方法は以下です。
データベースでタスク一覧表を表示
- テーブルビュー
- KANBANビュー
双方で表示することにしました。
KANBANビューはドラッグ＆ドロップでタスクの移動がしやすい。
一方でテーブルビューは細かい情報まで一覧でみることができます。
この双方を見ることでタスクを忘れず管理できると考えました。
これがAppleWatchに通知が来たら最高なんですが、それはまた次の話題ということで
優先順位については、緊急ではないが重要なことができるように、動いていくつもりです。
どうしても緊急度の高いものを優先してしまい後回しになってしまうことが多いため…
今はまだappleの純正リマインダーに頼っている部分が多くあるので、
タスク管理については今後Notionをカスタムしていく上でまた共有していこうと考えています。
それでは、また
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